Fluxo básico do SiGA: do pedido do cliente à cobrança final.

Para que você não se perca no início da utilização do SiGA, elaboramos um roteiro do fluxo que você pode seguir no sistema. Este roteiro é bem básico e pode variar MUITO de acordo com os processos já adotados na sua empresa e está baseado no plano COMPLETO. Se não for o seu caso, o processo será semelhante, apenas com menos etapas.

Lembre-se também que alguns passos são essenciais antes do uso do SiGA e aqui mostramos quais são.

1) O pedido

O cliente solicitou que sua agência crie uma campanha de inauguração de sua nova loja. O atendimento então vai até a reunião e recolhe os briefings. Esta campanha será composta de 3 peças: um flyer, um anúncio e um banner. Com isto em mãos, ele cria no SiGA a Campanha, definindo o cliente, nome e cria os PITs de cada peça, na parte inferior abaixo da situação. Se ele já tiver as verbas definidas, pode colocar nos campos adequados;

2) Criando PIT

Como sugerimos sempre, crie um PIT por peça, para que a Pauta reflita exatamente a quantidade de trabalho que tem na agência e você tenha a possibilidade de remanejar se necessário. No PIT, coloque as tarefas para todos os envolvidos, como por exemplo uma tarefa para que o produtor gráfico faça o Orçamento do flyer e dos banners e para que a mídia faça o Plano de Mídia do anúncio; Na Pauta você terá todos os PITs ativos, indicando os prazos e quem é o responsável. Em MEUS TRABALHOS, aparecerá apenas aquilo em que o usuário está envolvido.

3) Envolvendo outros departamentos

A partir deste ponto, os vários departamentos podem trabalhar simultâneamente ou um após o outro: a criação trabalhando e interagindo com o PIT para fazer os layouts enquanto a produção e mídia fazem seus respectivos trabalhos:

a) PRODUÇÃO: cria, a partir do PIT, a Cotação para enviar à gráfica com os itens. Quando a gráfica enviar os valores, o produtor então conclui a Cotação e a partir dela, cria e completa o Orçamento (ORÇ). Com o ORÇ pronto e em aberto, pode entregar ou avisar o atendimento que os orçamentos estão prontos. Se for o caso, ele pode também fazer um Orçamento de Serviços (ORÇS), onde constará o quanto a agência cobrará pelos seus serviços.

b) MÍDIA: cria o Plano de Mídia para programar as inserções ou cria, a partir do PIT, a Autorização de Mídia específica do anúncio. Com estes documentos prontos e em aberto, avisa o atendimento para que ele encaminhe ao cliente.

4) Levando e trazendo do cliente

Uma vez que se tem tudo - ou a medida que se tem, depende do seu processo - deve-se encaminhar ao cliente os PDFs gerados. Se tiver alterações no layout, utilize o ALTERAR PIT dentro da peça desejada; se os Orçamentos foram aprovados assim como a parte de mídia, aprove os documentos para que sejam geradas as faturas no financeiro.

5) Produzindo o material gráfico ou enviando os anúncios

Depois que a parte de criação e finalização estiver pronta, o produtor gráfico pode fazer um Pedido de Produção (PP) para enviar à gráfica, junto com os arquivos finais. O PP pode ser feito a partir do ORÇ, como mostrada na videoaula. Quando o serviço - no nosso exemplo o flyer e os banners - forem entregues, o produtor gráfico coloca o PP como concluído e então as cobranças/pagamentos necessários serão enviados automaticamente ao faturamento. No caso da mídia, segue o mesmo princípio: uma vez com o arquivo pronto, aprova-se a autorização de mídia para que seja enviado ao faturamento e então se envia os arquivos ao veículo.

6) Concluindo PITs e campanhas

Mas quem dá como encerrado um PIT e quando? Isto pode variar: pode ser o arte-finalista quando entrega os arquivos para o fornecedor/produtor gráfico/mídia; ou o atendimento quando vê o anúncio publicado e os materiais entregues. Isto vai depender do seu processo. As campanhas normalmente são colocadas como inativas pelo atendimento ao final de toda a ação.

7) Fazendo as cobranças, pagamentos, etc

Quando os documentos PP, ORÇS, FEE e Mídias são aprovados/concluídos, eles geram faturas que podem ser encontrados no item FATURAMENTO, do menu Financeiro. Lá o responsável por fazer cobranças e a movimentação de caixa da sua empresa pode alterar ou se estiver tudo certo, fazer o lançamento disto, que então estará presente nos Lançamentos e assim constando nos relatórios financeiros, fluxo de caixa etc.

Uma vez lançados, é lá que o responsável cuidará o que deve ser pago ou recebido e assim dar baixa daquilo que for necessário. Também é nos lançamentos que se pode gerar boletos, importar extrato bancário e cuidar dos saldos das contas ou ainda criar lançamentos de recebimentos ou pagamentos caso seu plano não conte com todos os documentos de produção e mídia.

Observações gerais:

  • não deixe de ver as videoaulas para saber os detalhes de cada documento;
  • se a sua empresa utiliza o fee como forma de remuneração e não faz orçamentos para cada serviço, utilize o FEE no menu ATENDIMENTO, como mostramos aqui;
  • a Proposta é um documento onde a agência propõe fazer algo, ainda sem os valores exatos! Veja mais aqui;
  • as horas podem ser cadastradas em qualquer documento, tanto por play/stop quando inseridas manualmente. Explicamos aqui como funciona;

Veja também:

Atualizado em 01/12/2016
Categoria: Usando o SiGA, Acompanhando os trabalhos na PAUTA, Trabalhando com a PRODUÇÃO e Acompanhando a gestão financeira e de trabalho da empresa

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